1、凡属我校在职人员及学生。已在国外进修、工作、的出国人员，档案在我校存档的均可办理。 
　2、持单位同意办理公证的介绍信（姓名、别名、性别、出生年月日、原住址、离境时间、去往国家、出国目的）。 
　3、持档案馆收取档案保管费的收据。
　4、公证处的公证证明。 
　5、在公证证明上盖保卫处公章。