学生处负责在校本、专科学生的档案管理。为规范学生档案管理工作，特制订本制度。
一、学生档案管理工作人员职责
1.保管全部在籍本、专科学生的档案及退学学生档案。
2.严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容。
3.重视档案建设工作，收集、鉴别和整理全校学生档案材料，及时充实档案内容。
4.办理全校学生档案的查阅、借用和转递工作。
5.登记全校学生学籍变动和处分情况。
6.研究摸索学生档案工作规律，不断完善各项规章制度，争取早日实现学生档案工作制度化、规范化、科学化。
7.坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。
8.做好学生档案转递工作，并做好登记工作。
9.努力做好档案库房建设管理工作，做到清洁、整齐，确保库房安全。
10.按期将文书档案移交就业处或档案馆并做好移交记录工作。
二、学生档案材料的收集归档
1.档案管理人员要经常了解和掌握学生档案的信息，与有关部门保持经常联系，主动收集应归学生档案的材料。
2.档案管理人员要及时登记学生学籍变动情况，发现材料漏缺，应主动索要。对不符合归档要求的材料，应退回重新办理或及时通知有关部门，补送材料或补办手续。
3.对收集的归档材料，必须做到逐份检查登记，不属归档材料一律不得进档案。
三、学生档案的转递
1.学生因退学、转学等原因、学籍离开本校的，应及时将档案材料转至学生户口所在地的人事局或人才服务中心，做到“档随人转”。
2.凡毕业年级学生档案，于当年5月转交学校毕业生就业处。
3.转出的档案必须完整齐全，能够表明学生在校情况，并按规定认真整理装订，不得扣留材料。
4.接收转入的档案要认真核对，确实无误时，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回，学生入学后一个月内未收到档案，须发出调档函催调档案。
5.严格执行转递制度，避免产生查不到下落的档案。保管机要文件交寄单，作为查询档案去向的原始资料。
四、学生档案的查（借）阅
（一）查阅范围
1.凡因学生奖惩、组织处理、入党入团、参军、出国等需要查阅本人档案的。
2.因录用单位需要政审学生而需要查阅学生档案的。
3.政法部门等单位因侦查、审理和公证必须通过档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。
（二）查阅手续
1.外单位（市各级公证机关）要求查阅我校学生档案，应凭《查阅学生档案审批表》，或由单位开具查档介绍信，并符合有关审批手续，由档案室提供查阅。
2.校内教师应工作需要查阅学生档案，应统一填写《查阅学生档案登记表》，写明查档原由、时间、是否复印档案内容。
（三）查阅注意事项
1.外单位派出的查阅人员，必须是中共党员，并持有手续完备的“审批表”和本人证件。
2.查阅者若非中共党员，但确因工作需要，可由档案管理人员根据党的保密原则代查有关内容。
3.档案室不得提供学生自行查阅档案，如需复印档案内材料，遵循回避原则并登记。
4.档案原则上不借出使用，如确因特殊情况必须借出使用时，应在“审批表”上说明理由，并经档案室批准后方可外借。借出时必须严格履行登记手续，及时归还。
5.查阅或借用学生档案，严禁对档案进行圈划、抽取、折叠、涂改、增添。查阅者应严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或传播档案内容。借阅者应对学生档案妥善保管，不得擅自转借他人，不准给无关人员翻阅，不准擅自拍摄、复制档案内容。
6.学生档案应在指定地点查阅。
五、学生档案的检查核对
1.我校本、专科学生的档案一律按学号排列入档案柜保管。
2.凡服刑、死亡、退学人员档案一律从在校学生档案柜中抽出另行专柜保管。
3.每学期进行一次箱内库存档案核对、登记工作，应做到放置无误，如发现缺少及时查找。
4.凡是发现档案里有任何差错及时纠正。
5.努力做好平时档案库房的维护工作，做到勤检查，勤核对，防止档案受损、虫蛀、霉烂、变质和档案存放过紧过松，以及门窗不牢固等情况发生，发现问题及时解决。
六、学生档案保管保密制度
1.学生档案库房应列入重点要害部门，库房必须牢固、适用，并配备必要的安全设备。
2.为确保学生档案的安全保密，档案管理人员要认真履行职责，保管好学生档案，严防档案丢失，散落和损坏，防止失密和泄密事故的发生。
3.严格按规章制度办事，对不符合手续规定要求查阅、调取学生档案的，应予拒绝。
4.查（借）阅档案者，应严格保密，不得向无关人员泄露或向外公布档案内容，不准给无关人员和本人翻阅。
5.严格遵守保密制度，未经批准，不得复制档案材料；不得用电话索取或提供档案内容。
6.工作中摘录的档案材料应负责保管好，不得给无关人员阅看，用毕后应立即自行销毁，废纸不得乱扔，应按保密制度予以销毁。
7.严禁任何个人私自保存他人的档案。
8.档案室应有专人负责保管，非档案工作人员不得擅自进入档案库房。
9.做好节假日安全保密工作和平时的安全检查工作。
10.严禁在库房内吸烟和乱丢废纸等。
