皇冠welcome官网会计电算化管理办法

来源：财务处   作者：财务处   点击数：   日期：2011-11-03   字体：【大 中 小】

 宁医校发[2011]175号 
 

      为保证学校电算化工作的顺利开展，切实做到财务核算工作合法、科学、规范、准确、及时、安全，根据财政部《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》等相关规定，结合我校财务管理和会计核算的工作实际，制定本办法。
       第一部分  会计电算化岗位职责
       一、电算主管岗
由财务处长指定专人兼任，负责制定、完善学校会计电算化发展规划及电算化管理制度；协调学校财务用计算机的使用及财务软件的运行；对电算化操作人员的权限进行分配及管理；协调、督促财会人员的电算化工作；对学校会计电算化发展方向、规模及重大硬件、软件的使用及应用提出建议；负责会计核算工作的全面管理和电算化的具体实施，提出实现会计电算化的方法步骤；对计算机硬件、软件的应用进行决策，指导、检查、考核各岗位执行规章制度的情况，保证会计电算化工作的正常、健康发展。
       二、电算化数据系统管理岗
由电算主管指定专人管理。负责计算机硬件、软件系统管理及维护；负责开、关服务器，维护财务网络的安全、正常运行；管理服务器数据库及数据备份工作；协助电算主管规划和推进学校会计电算化工作；配合会计主管及时准确、科学合理地设立账套；对计算机硬件、会计软件的应用和电算化管理提出建议；会同电算主管负责电算化系统的升级工作等；报告计算机系统故障，并采取相应的处理措施，如遇重大的系统运行故障必须填写故障报告单，及时报告财务处长。
       三、审核记账岗
负责审核原始凭证的合法性及是否有经办人、验收人、主管领导签字；审核制单岗输入的凭单是否正确，凭证制作底稿是否规范，运用会计科目是否正确，借贷是否平衡。如发现哪项不合要求，退回制单岗进行修改。鉴于业务处理时间问题至少一周内对所有原始凭证及凭证制作底稿全面审核一次，确保凭证制作质量。稽核后的凭证要加盖岗位人名的印章，并对所有因人为因素造成又无及时稽核发现的凭证制作质量问题负责。
       四、会计制单岗
负责财务账目的会计核算，具体实施账目的电算化工作。负责原始单据审核、整理，录入记账凭证；负责凭证、账簿、报表的打印、装订、存档及会计数据的备份、存档。
       五、财务出纳岗
负责现金、银行收付业务，到银行取款时与保卫人员配合，防止意外发生。出纳员根据制单岗转来的记账凭证，复验确认无误后，由领款人签章后付款，并在原始凭证加盖现金收、付讫章和出纳员人名章；每日将所收支票和现金及时送银行入账，不得坐支现金；开出支票正确填写日期、用途、限额，及时清理支票存根及报销发票，对收据、发票加盖收、付讫章，每日结出库存金额，编制银行日报表，并与机制日报表核对，做到账账相符、账实相符，银行账要定期与银行对账单进行核对，并编制银行余额调节表，对未达账项要及时查明原因，补记账，确保日记帐登记准确无误。出纳员不得实施录入工作和会计档案保管。
       六、档案管理岗
执行系统管理员对本岗位工作的具体规定、要求。对存储在磁盘（含硬盘及软盘）上的会计文件、凭证、账、报表等要及时备份。备份软盘要编号及加盖印章归档，对单位会计核算结果的历年资料要备份三份，分别存放在不同地点；对购置或自行开发的会计软件的软件文本要作为会计档案永久妥善保存，并负责督促计算机凭证、账簿、报表的装订归档。注意保管查看计算机操作记录，发现问题及时向会计主管报告并负责操作记录的整理装订，归档。
       第二部分  会计电算化操作管理办法
操作使用人员是指按照会计电算化岗位设置，行使岗位职责的会计电算化人员或经财务负责人批准赋予临时操作、查询权的其他人员。计算机操作员上机操作必须遵循的原则：
       一、操作人员必须以“命名用户方式”登录财务软件系统，操作人员的密码由操作人员自己拟定。操作人员对自己的密码必须严格保密，泄漏密码产生严重后果的应追究相关责任人的责任。
       二、操作人员在财务软件系统中均应以实名进行用户登记，并由电算主管根据内部控制制度规定的原则赋予相应操作权限。
       三、财务软件系统中的服务器操作系统、数据库系统及系统管理的超级管理员密码由电算主管和电算化管理员共同管理，密码更换的间隔时间不得超过三个月。
       四、出纳人员只有现金管理系统的管理权限。
       五、日常操作程序：
       （一）电算化管理员每天到岗后，首先检查服务器是否正常开启，检查计算机硬件、软件、网络是否正常运行，为其他工作做好准备；
       （二）会计人员根据原始凭证运用正确的会计科目填制记账凭证，并打印机制记账凭证，同时签名或盖章确认；
　   （三）审核人员审核记账凭证及所附原始凭证，审核无误后在打印出的记账凭证上签名或盖章确认，并立即对机内对应记账凭证执行“审核”操作。如未即时核对机内记账凭证，应将原打印出的记账凭证与机内凭证核对无误后，才能对机内记账凭证执行“审核”操作，严禁未经核对执行“成批审核”操作；
　  （四）审核人员将已审收（付）款凭证交给出纳；
　  （五）每天工作结束后，电算化管理员可依据工作情况选择是否关闭服务器，如要关机应提前通知电算主管，由电算主管通知各在线操作人员，各在线操作人员退出后方能关闭服务器；
       （六）操作人员离开操作使用计算机的工作现场，应立即退出财务软件系统，否则应承担被人利用本人登录名进行操作的全部责任。
第三部分  会计电算化硬件管理规定
       一、电算化管理员应经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。
　　二、电算化管理员应定期对计算机存放场所的安全措施进行检查，包括对消防和报警设备、地线和接地、防静电、防雷击、防鼠害、防电磁波等设备和措施进行检查，保证这些措施的有效性。
　　三、电算维护员应对硬件运行过程中出现的故障及时排除，由于本身条件没有能力解决的或不能解决的应及时与硬件生产或销售商联系解决，并对故障情况和处理措施及结果等予以记录。
　　四、需要对硬件设备更新、扩充、更换，应及时提出建议，经学校领导审批后及时实施，并及时做好数据备份工作，保证机内会计数据的连续和安全，同时作好相应记录。
       第四部分  会计软件和数据管理规定
       一、会计软件是用于完成会计业务处理的软件及有关资料。
       二、财务软件的操作和程序维护：
       （一）对财务软件日常操作维护工作过程中发现的问题，电算化管理员应及时解决。如不能排除，应立即报告电算主管并联系财务软件供应商予以指导或现场处理。对财务软件的修改、版本升级等程序维护由财务软件供应商负责，电算主管及电算化管理员应与软件供应商进行联系，及时得到新版财务软件。对正在使用的财务软件进行升级，应报经财务处长审批后进行，并记录升级时间及模块。
       （二）未经电算主管和电算化管理员同意，任何人不得擅自更改计算机及其附属设备的连接与设置，不得更改系统软件、财务软件系统的设置，不得更改网络连接设置、网络用户名及网络用户IP地址。财务软件系统使用的系统服务器、数据库服务器、网络连接方式及防火墙设置的更改，均需经电算化管理员同意方可进行。　
       （三）要确保会计数据和会计软件的安全保密，任何人不得非法修改和删除会计数据和会计软件。
       （四）任何人不得随意在装有会计数据的计算机上装入和操作其它于与之无关的软盘和程序。以防止计算机病毒破坏会计数据。
       三、会计数据的备份
       （一）会计数据的备份由电算化管理员负责，包括至少每天进行一次硬盘备份或启用自动备份系统，对重要会计数据更新或修改后应及时进行备份。会计年度结束后要及时进行刻录备份。
       （二）电算化管理员应对每次备份情况做详细记录，记录的内容应包括：本次备份的时间、所备份的会计数据状态（是否过账、结账等）和所涵盖的会计期间等。
       （三）会计数据的备份及自行开发源程序的备份分别在三个地点以上存放，应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除。
       （四）电算化管理员应根据存储介质的不同情况定期对备份存贮介质进行可用性检查，发现缺损或备份数据丢失的，应立即补充备份。
　 （五）计算机内的会计数据遭到非法操作和毁损等需要恢复时，在经电算主管及电算化管理员同意后，必须使用最新的正式备份。
　 （六）各科财务用计算机应配备优良的正版杀毒软件，以预防、检测、清除计算机病毒，并定期进行病毒库的升级及版本的更新，确保财务系统的正常运行。
　 （七）会计电算化系统的服务器不能直接接入互联网，禁止在财务用计算机上使用、打开来历不明的软件及邮件，对外来的存储介质必须先杀毒后才能使用。禁止在财务用计算机上玩游戏。
       第五部分  电算化会计档案管理办法
       一、电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据，以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。
       二、会计数据是指记账凭证、会计账簿和会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及财务软件系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。财务软件设计书、软件程序、用户操作手册、本单位电算化系统构成说明和财务软件工作日志等，视同会计档案保管。
       三、磁盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和硬盘清理等，由电算化管理员专职执行并对硬盘档案的安全和正确负责。
       四、电算化会计档案的日常管理
       （一）各科使用计算机打印的书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表，由本科负责人负责保管。
       （二）会计电算化记账凭证制单完成后应立即打印输出，打印的记账凭证上应有制单人员的签名或盖章、审核人员签名或盖章、财务负责人签名或盖章。收付款记账凭证还应有出纳人员签名或盖章。
　　（三）遇税务、审计等管理部门检查时，应按其要求，及时打印有关账簿、报表等。
　　（四）各类账簿在每一会计年度结束后一个月内必须完整打印，装订成册存档。存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，未打印之前不得抹去，发现已打印的纸质会计档案有缺损时，必须补充打印。所有记账凭证数据和明细分类数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。
　　（五）每月结束后10日内、年度结束后30日内，财务人员应将打印的记账凭证分月、按凭证序号整齐装订成册，由财务负责人、审核人员和装订人员签名或盖章，存档妥善保管。
　　（六）存储在磁盘、光盘等存储介质上的会计电子文档由电算化管理员保管。
　　（七）电算化管理员每月至少将工作日志备份一次，经电算主管审核确认，交会计档案管理员保存。未做备份的工作日志不得删除。
　　（八）保存的会计档案应为学校积极提供利用，档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
五、电算化会计档案的保管要求
　　（一）电算化会计档案存放地点应达到防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等要求，重要会计档案应准备双份，并尽可能存放在两个不同建筑物内。
　　（二）对纸质会计档案和存贮介质保存的会计档案应分类保存。
　　（三）会计电算化档案的保管时间
        1．计算机打印的会计凭证、会计账簿、会计报表的保管期限及电子会计档案的保管期限与手工账保管期限一致；
       2．购买会计电算化专用的计算机、打印机的报价单、保修单、使用说明书、购机清单等资料作为会计电算化硬件档案保管，保管期限至相应硬件被出售、报废等处置完毕；
　　3．电算化系统软件的程序盘、使用说明、合同等全套软件档案应妥善永久保存。
　　（四）日常备份存贮介质由电算化管理员妥善保管、统一编号，应装在保护封套或包装盒中，并置于保存柜中。年度以存贮介质保存的会计数据备份盘交由纸质档案管理员统一归档保存。
        六、电算化会计档案必须严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。各种会计资料（包括纸质和用存贮介质保存的会计数据），未经部门领导同意，不得外借和带出单位。经部门领导同意借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续。存放在存贮介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查其安全性和完整性，防止感染病毒和数据丢失。
       七、电算化会计档案保管期满后，按财政部《会计档案管理办法》的要求进行销毁。
 

二〇一一年九月二十日           

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